Au sujet des documents

[David02]

Bonjour à tous

1 - Quel est l’intérêt d'utiliser "l'assistant au classement" pour rentrer un document ?
Perso je vais dans l'évènement et je clic sur "Ajouter/Depuis l'ordinateur"

2 - Il vaut mieux rentrer les documents en pdf ou en jpeg ?

3 - Dans quel répertoire mettez-vous les documents ?

4 - Quel nom donnez-vous à vos fichiers (naissance, dc, mariage, etc)

Je vous pose les questions car je me demande si j'ai vraiment la bonne méthode !

Merci pour ces conseils
David

 

[predigny]

Il n'y a pas qu'une seule "bonne méthode". Celle que j'utilise me convient... !
- L'assistant au classement est surtout utile en retour d'une visite aux AD quand vous avez un répertoire plein de photos d'archive ; cette fonction vous aide à voir les photos qui ont déjà été traitées et permet un certain nombre d'actions, mais je ne l'utilise guère car un tri et un traitement préalable des images est à mon avis indispensable (optimisation de la taille des documents à placer dans la généalogie).
- La règle est plutôt d'utiliser des photos de type .jpg, mais un .pdf peut être pratique pour un acte contenant de nombreuses pages (actes de notaire).
- Je place toujours mes photos ou captures d'écran dans un dossier "...\Généatique\Mes images" C'est ce dossier qui est défini dans "Préférences dans l'utilisation de Généatique". Quand j'ajoute une image à ma généalogie, c'est ce dossier qui est présenté ; le classement des images est par ordre de date, ainsi la dernière placée dans ce dossier est en première position. Pratique quand on fait beaucoup de captures d'écran sur les AD en ligne et que l'on ajoute aussitôt l'acte dans sa généalogie.
Les noms des images ont toujours la même structure :
- Dupont-Pierre-Marcel-1724_n pour la naissance (ou baptême), la date sert de complément de prénom ; si acte en plusieurs images, la fin du nom est _n1, _n2, ...
- Idem pour les décès mais la terminaison est _dc1845 (ou _dc1845-1, _dc1845-2,...)
- Mariages : Dupond-Pierre-Marcel_X_1748_Lebegue-Juliette_m (ou _m1, m2, ....)
- Signatures : Dupond-Pierre-Marcel_sign1795
- Portraits : Dupond-Pierre-Marcel_portrait1932

Ce n'est pas forcément idéal, mais il vaut mieux ne pas changer trop souvent.
-

 

[David02]

Merci pour cette réponse

Je fais pratiquement pareil

Toutefois, je n'ai qu'à peine 600 actes (fichiers) et dans mes débuts je n'étais pas beaucoup organisé pour le nom des fichiers.
J'aimerais changer ces noms de fichiers mais je me demande si Généatique va faire la liaison ?

Autre chose... Je place mes actes dans le répertoire
c:/Généatique/Sauvegarde des actes (il y en a 587)

En regardant l'arborescence du répertoire Généatique, je constate avoir un répertoire
c:/Généatique/Mes Généalogie/Images Sauvegardées/Arbre Généalogique de David.gw2/Images (il y en a que 538)

Il y a également un autre répertoire
c:/Généatique/Mes Généalogie/Arbre Généalogique de David.gw2/Images (il y en a que 546)

Ou est le problème sur le nombre d'acte ? Quel est le bon ?
Tous mes actes ne sont peut être pas tous associés à une fiche apparemment ?

Pourquoi 3 répertoires différents pour les images ? (place inutile)

Beaucoup de questions en ce dimanche ensoleillé !!!

 

[predigny]

Il peut y avoir des actes non utilisés dans le répertoire "Images" qui est à l'intérieur de votre généalogie. Il existe une fonctions Utilitaires/Illustrations pour supprimer les images non utilisées de ce répertoire. Une fois passé cette fonction, vous aurez le nombre d'actes utilisés par votre généalogie.
Le répertoires "Image sauvegardées" est nécessaire pour des sauvegardes de vos généalogies donc on y touche pas.
Votre répertoire "Généatique\Sauvegarde des actes" est votre répertoire "tampon" où vous placez vos nouvelles images (phots, capture d'écran, scanning, ... ) avant de les ajouter à votre généalogie et enfin celui qui est dans votre généalogie (\Images) permet d'avoir un dossier qui contient tous (données et illustrations ; c'est très pratique, mais on peut ne pas avoir ce dossier (option "ne pas copier les images en local) mais on se prive alors de pas mal de fonctionnalités de Généatique.
Donc oui, les images sont tri-pliquées, mais ça ne coût rien du tout au prix où sont les disques durs (0,0001 Euro pour une image de 1Mo) et les clés usb
Il est aussi assez normal d'avoir des images non utilisées dans les divers dossiers (oublis, images non ajoutées à la généalogie, ...)
Pour ce qui est du changement des noms des fichiers d'images, Généatique permet de changer le nom des liens vers les images grâce au "dictionnaire des données" mais il faut que le le nom des fichiers images changent exactement de la même façon, sinon le lien est coupé. Tout dépend de l'ampleur des changements et de votre aptitude à manier le dictionnaire des données et les programmes qui permettent de renommer les fichiers images. A ne faire que sur une copie de la généalogie. 800 images, ce n'est pas encore beaucoup, il n'est donc pas trop tard pour changer de méthode d'attribution des noms d'images, même si les anciens noms ne sont pas modifiés.

 

[David02]

Merci beaucoup de votre réponse claire nette et précise

 

[jfcrohas]

Bonjour.
Juste un complément aux réponses de Predigny. Depuis plusieurs années, j'utilise le système suivant :
- J'ai un fichier regroupant l'ascendance de mes petites filles (avec des branches plus ou moins développées) Un dépouillement sur les familles d'un paroisse puis commune, soit à l'heure actuelle 55 312 fiches (ce nombre augmente quotidiennement) qui se trouve dans le fichier : crohas.gw2
- Dans le même répertoire baptisé "généalogie BD" (pour Base de Données) j'ai 3 sous répertoires :
a - crohas.doc avec toutes les reproductions d'actes ou autres documents (actuellement 13 062 fichiers dans 245 sous dossiers) avec les sous répertoires suivants :
1 - par dizaine d'années : de 1611 1620 à 2001 2010
2 - dans chacun les sous répertoires : 1N, 2B, 3M, 4CM, 5D, 6S, 7SM, 9D pour :Naissances, Baptêmes, Mariages, Contrats de Mariage, Décès, Sépultures, Service Militaire (je fais un gros travail de recherches sur la Guerre de 14-18) et Divers.
Dans chacun de ces sous répertoires, je numérote mes documents sur la trame suivante (adaptable ponctuellement) : Nom, Prénom (ou Nom du conjoint pour les mariages), Date (aaaa,mm,jj), type (n, m, d, rm (Registre Matricule), ...), numéro INSEE de la commune (99999 si inconnu ou non pertinent) et numéro d'ordre (de 01 à 99). Ce qui pourrait donner par exemple pour mon acte de naissance : crohas jeanfrancois aaaammjj n xxxxx 01.
b - crohas.pho avec des photos ou portraits.(peu nombreux)
c - crohas.fic avec quelques fiches par personnages (peu nombreuses)

J'essaye de ne jamais terminer une journée de saisie sans faire une sauvegarde globale, parfois plusieurs en cours de journée selon le volume.

Cordialement.

Jean-François CROHAS

 

[predigny]

Bonjour.
Juste un complément aux réponses de Predigny. ...

J'avais bien précisé que "ma" méthode n'était pas la meilleure ; celle de jcrohas trahit une personne bien plus ordonnée que moi (ce n'est pas trop difficile) mais l'inconvénient de cet ordre, c'est que les documents sont dans plusieurs répertoires (dossiers) et du coup la préférence de Généatique qui définit le dossier où l'on range ses médias, n'est plus aussi efficace puisqu'il faut en plus, aller chercher le "bon" sous-dossier quand on ajoute un média. Dans ma "banque de médias" j'ai 7000 illustrations ou documents en vrac et ça ne m'a guère gêné jusqu'à présent.
Dans les noms de fichiers, si on les met en vrac, comme moi, il est important d'avoir des "clés" qui permettent à l'explorateur de fichiers de pouvoir séparer les types d'acte ; ainsi *_X_* me donne tous les mariages ; *_n*, tous les actes de naissance ; idem pour les décès avec *_dc*, et les signatures *_sign*, ... etc. Je ne m'en sers pas souvent mais il faut pouvoir le faire si un jour on veut mettre un peu plus d'ordre.

 

[jfcrohas]

GENEATIQUE persiste à mettre (avec mon accord) tous mes documents dans un seul répertoire "images sauvegardées", mais ce n'est pas gênant (même si au début cela m'a un peu dérouté et inquiété).
Je pense qu'il est indispensable de mettre les répertoires et sous répertoires de documents dans le même répertoire que xxx.gw2 Les documents restent ainsi parfaitement gérés par GENEATIQUE et Windows permet d’accéder à chaque document. J'ai fais le choix de les classer par dizaine d'années puis événement. A noter que je dois avoir une centaine de documents qui sont directement dans le répertoire ou est xxx.gw2 depuis mes premiers essais mais ce n'est pas, semble t il, gênant.

Au sujet de l'ordre je n'ose pas envoyer une photo de mon bureau (le meuble et son local) mon image d'homme ordonné serait anéantie pour toujours.

Jean-François CROHAS

 

[predigny]

....
Je pense qu'il est indispensable de mettre les répertoires et sous répertoires de documents dans le même répertoire que xxx.gw2 ...

xxxx.gw2 est dans "Mes généalogies" ; je pense qu'il vaut mieux ne pas y mettre autre chose que des généalogies. Par contre, juste au-dessus, sous "Généatique" on peut mettre ce que l'on veut, en particulier cette base d'illustration.
Utilisez vous le mode "Copier les illustrations en local" ?

 

[phicome]

Comme dit predigny, la meilleure façon de faire est celle que l'on a adoptée. Ceci posé, à la lecture de cet échange, pourquoi faire simple quand on peut faire compliqué ?
- Mes copies d'actes (copies d'écran) vont directement dans un dossier "Illustrations" que j'ai défini dans les préférences de généatique.
- Lors de la saisie, mes actes sont copiés en local dans le sous-dossier "Images" de la généalogie.
- Je déplace ensuite les images du dossier "Illustrations" dans un dossier de sauvegarde situé sur un DD externe.
- Je sauvegarde la généalogie SANS les images sur un espace web (le cloud).
C'est tout. Mes illustrations sont sur le DD du PC et sur le DD externe. La généalogie est sur DD et dans le cloud.
Pourquoi faire des sous-dossiers, des sauvegardes de sauvegardes, des classements en fonction des types d'actes ? Je n'ouvre jamais le sous-dossier "Images" de ma généalogie. Il contient près de 37 000 documents (10 Go). Généatique est bien plus rapide que moi pour retrouver un document (indexation).
Concernant le nommage des illustrations, il n'y a pas de règle. Chacun fait comme il le sent. Un impératif cependant : Si on publie ses illustrations sur le web, il faut savoir que la capacité d'un dossier est limité à 20 000 fichiers (5 000 chez certains hébergeurs). Il faut donc trouver une astuce pour retrouver les fichiers qui sont dans le seul répertoire "Images" de généatique afin de les ventiler dans plusieurs répertoires d'un espace web. Perso, j'utilise le quantième de l'année.

 

[predigny]

....- Je sauvegarde la généalogie SANS les images sur un espace web (le cloud).....

Avec 10 Go d'images, je comprends ce traitement particulier pour la sauvegarde des images, mais pour un dossier illustrations qui ne dépasseraient pas 3 ou 4 Go il serait dommage de ne pas les sauvegarder aussi sur le "Cloud". Les disques durs externes ne sont pas à l’abri d'un vol de votre matériel informatique (mon voisin s'est fait tout voler il y a deux mois).

 

[phicome]

Je publie certaines des illustrations sur mon site web (environ 17 000 fichiers). J'ai donc une sauvegarde implicite de ces illustrations. C'est là que la synchronisation prend tout son sens. Par ailleurs, le cloud est limité en nombre de fichiers (10 000 sur OneDrive, si mes souvenirs sont exacts). Il faut donc contourner cette limitation. Si on peut se débrouiller pour sauvegarder des illustrations dans le cloud (dans plusieurs espaces), il faudra toujours les distinguer puisque généatique les copie dans le seul dossier "Images". C'est imparfait, mais tout de même plus performant que heredis qui crée un sous-dossier par illustration. Ridicule.